die Dokumentenverwaltung

Do·ku·men·ta·ti·on
Dokumentation/
Substantiv, feminin [die]
1. a) das Dokumentieren ; Zusammenstellung und Nutzbarmachung von Dokumenten, Belegen und Materialien jeder Art; EDV

Vielseitigkeit

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Digitale Archivierung und mehr;
docuvita unterstützt Ihr Unternehmen in zahllosen Einsatzbereichen und Szenarien, in denen die Erfassung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten sowie der einfache, ortsunabhängige Zugriff auf wichtige Unternehmens- und Projektdaten erforderlich sind. Dabei lässt sich docuvita individuell an spezifische Anforderungen anpassen.

Für sämtliche Arten von Akten.

Effiziens

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Der effiziente Umgang mit Informationen gilt als zentraler Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Mit docuvita vereinfachen und automatisieren Sie das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen – unabhängig davon, aus welchen Quellen Sie Ihre Dokumente erfassen: analog, digital, aus E-Mails, Office-Programmen oder gescannten Unterlagen.

Ihr Mehrwert.

Rechts- und Revisionssicherheit; docuvita ist vom VOI und dem TÜV IT (TÜV Nord) auf die grundsätzliche Eignung
zur revisionssicheren Archivierung, im speziellen nach den Anforderungen der GoBD überprüft worden.

 

Dokuvita Dokumentenverwaltung

docuvita – das Dokumentenmanagementsystem

docuvita ist ein hoch modernes, leistungsfähiges Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise-Content-Management System (ECM). Mit dieser Software werden auf einfache Art und Weise sämtliche Daten in Ihrem Unternehmen aus den verschiedensten Quellen zusammengeführt und an zentraler Stelle verwaltet. So brauchen Sie in Zukunft deutlich weniger Zeit zum Suchen, Finden, Sortieren, Verteilen, Terminieren, Zuordnen und Ablegen von Dokumenten. Informationen stehen Ihnen auf Knopfdruck zur Verfügung. docuvita ist wahlweise unter Windows, Android und iOS oder einfach in Ihrem Browser und somit auf nahezu jedem Endgerät verfügbar.

8 Gründe für MODERN TIMES

  1. Sie stehen bei uns im Mittelpunkt!
  2. Sie haben immer einen festen Ansprechpartner.
  3. Unser Service ist hervorragend!
  4. Support Hotline  und Helpdesk 24h/ 7 Tage die Woche!
  5. 25 Jahre Erfahrung Beratung und Umsetzung von ERP Systemen in Unternehmen!
  6. Wir verstehen uns als individueller Lösungsfinder.
  7. Ein wirklich gutes Team mit hoch kompetenten und motivierten Mitarbeitern.
  8. Unsere Mitarbeiter sind hervorragend ausgebildet.

Nur wenn die Symbiose von Anwender und Anbieter wirklich stimmt, kann Erfolg generiert werden!

Warum docuvita?

Skalierbarkeit und modularer Aufbau

docuvita ist ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement- und Enterprise Content Management-System mit einem skalierbaren, modularen Aufbau. Dieser erlaubt es Ihnen, etwa mit einem Standardsystem für die Buchhaltung zu starten und docuvita im Verlauf der Zeit zu einer komplexen, hoch individuellen Unternehmenslösung auszubauen. Dabei lässt sich docuvita in viele Arbeitsbereiche und Prozesse integrieren – den Einsatzmöglichkeiten sind hier kaum Grenzen gesetzt.

Vom einfachen Archiv bis zur vollintegrierten Informationszentrale

Mit docuvita können Sie sämtliche Teilbereiche eines Dokumentenmangementsystems (DMS), Enterprise Content Management (ECM) oder auch Enterprise Information Management (EIM) Systems abdecken. Das Grundsystem eines einfaches Archivs für digitale und digitalisierte Dokumente ist identisch zu einem System für die:

  • Verwaltung vieler weiterer Daten- und Dateitypen
  • Ablösung von Netz- und Abteilungslaufwerken
  • Verwendung von einfachen Workflows
  • volle Automatisierung von Arbeitsprozessen
  • Anbindung weiterer Anwendungen und Datenbanken
  • vollintegrierte Informationszentrale

Mit den gleichen Lizenzen kann alles erreicht werden. Sie entscheiden, wie weit Sie gehen möchten, nachdem Sie angefangen haben, Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

Wenn Sie wissen möchten, in welchen Bereichen Ihr Unternehmen von einem Dokumentenmanagement-System wie docuvita profitieren kann, unterstützen wir Sie gern bei der Bedarfsanalyse und der Anpassung unserer branchenübergreifenden Lösung an Ihre ganz eigenen Anforderungen. Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich unverbindlich beraten.

Niedrige Investitionskosten.

docuvita verwendet – wo immer es sinnvoll ist – lizenzkostenfrei verfügbare Open-Source-Software. Dadurch entstehen Kostenvorteile bei der Entwicklung. Für Sie bedeutet dies außerdem, dass Sie serverseitig komplett auf die kostenfreien Alternativen Linux und PostgreSQL setzen können. Damit betreiben Sie ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement-System auf einer offenen Plattform. Selbstverständlich kann der docuvita.Server auch unter gängigen Microsoft Windows Server- / SQL Server- Systemen zum Einsatz kommen.

docuvita 2.0 – Das ist neu.

docuvita 2.0 wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. docuvita lässt kleine und mittlere Unternehmen genau so effizient und zukunftssicher arbeiten wie große; für einen Bruchteil der Kosten. Es hilft ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne dass Sie diese komplett ändern müssen.

Verbessert Kundenbeziehungen.

Stellen Sie sich vor: Ein Kunde ruft an und hat eine Anmerkung zu einem Schreiben, das er letzte Woche von einem Ihrer Mitarbeiter erhalten hat. Dieser ist allerdings momentan nicht im Haus. Was tun? Mit docuvita finden Sie das gesuchte Dokument innerhalb von Sekunden und können dem Kunden sofort qualifiziert antworten.

Für sämtliche Arten von Akten.

Kunden-/Lieferantenakten Archivieren Sie Rahmenverträge, Korrespondenzen oder Belege und optimieren Sie Ihre Kommunikation.
Personalakten Schützen Sie sensible Daten wie Bewerbungen oder Arbeitszeugnisse vor unbefugtem Zugriff.
Buchhaltungsakten Ob als Einzellösung oder in Kombination mit einer Buchhaltungssoftware – archivieren Sie Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen gesetzeskonform.
Projektakten Verwalten Sie Projektpläne und Kalkulationen zentral und halten Sie das gesamte Team stets auf dem aktuellen Stand.
Fertigungsakten Archivieren Sie automatisch alle Unterlagen wie Arbeitskarten, Fertigungsaufträge und Messprotokolle zu Ihrer Fertigung.
Entwicklungsakten  Legen Sie Zeichnungen und Baupläne zum Entwicklungsprozess ab – so können Sie jederzeit nachverfolgen, wer wann welche Änderung durchgeführt hat.
Geräteakten Hinterlegen Sie Anleitungen, Wartungsunterlagen und Leasingverträge zu Ihren Geräten; so haben Sie stets alles im Blick.
Patientenakten Verwalten Sie im medizinischen Bereich alle Dokumente, die sicher abgelegt und weitergeleitet werden müssen.

Spart Verwaltungs und Raumkosten.

Mit dem Einsatz von docuvita werden Ihre Geschäftsunterlagen in elektronischer Form aufbewahrt, Aktenberge minimiert und Papierarchive überflüssig gemacht. Die automatische Dokumentenarchivierung reduziert Ihren Verwaltungsaufwand in der Regel so stark, dass sich die Umstellung auf eine papierlose Ablage bereits innerhalb eines Jahres amortisiert. Der Verzicht auf den Ausdruck für die eigenen Unterlagen ergibt ein zusätzliches Einsparpotential.

Optimale Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft.

Effizientes Dokumentenmanagement lebt von dem Wissen, wo welche relevanten Informationen zu finden sind. Durch seine umfangreichen Integrationsmöglichkeiten sowie zahlreiche und flexibel einsetzbare Schnittstellen kann docuvita vollautomatisch Informationen aus Warenwirtschafts-, ERP- und CRM-Systemen nutzen sowie Dateien von E-Mail-Servern oder anderen Applikationen verarbeiten. Dem Anwender werden die Informationen dann kontextbezogen zur Verfügung gestellt. Passen Sie die Ablagestruktur an Ihre Anforderungen an. Schnell und einfach können Sie neue Dokumenttypen anlegen. Erweitern oder ergänzen Sie die bestehende Struktur und fügen zusätzliche beschreibende Felder zu Dokumenten hinzu. Es können selbst komplexeste Anforderungen abgedeckt werden. Durch die für Entwickler zur Verfügung stehende Programmierschnittstelle (API) wird docuvita bei Bedarf komplett in andere Anwendungen integriert.

Optimiert Ihre Arbeitsabläufe.

Sofort nach der Archivierung stehen die Dokumente unabhängig vom Standort allen
berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Bisher dezentral verwaltete Informationen werden zusammengeführt und Office-Dokumente, Eingangspost, Belege und E-Mails lassen sich gemeinsam verwalten. Verschwundene Unterlagen gehören der Vergangenheit an. Durch Prozessoptimierung über Workflows verschaffen Sie Ihrem Unternehmen einen zusätzlichen Wettbewerbsvorteil.

Hohe Nutzerakzeptanz.

Die Einhaltung gängiger Standards in der Benutzeroberfläche und die optimierten Bedienvorgänge bringen große Vorteile in der Handhabung. Die digitale Verwaltung von Dokumenten ist stark an das bekannte Ablagekonzept von herkömmlichen Aktenordnern angelehnt. Der Benutzer kann sich virtuelle Akten in seinen persönlichen Arbeitsbereich holen. Nicht mehr benötigte Akten werden wieder zurückgelegt. Das bedeutet wenig Schulungsaufwand und eine schnelle Akzeptanz durch die Benutzer. Die wesentlichen administrativen Funktionen des Systems lassen sich für den EDV-Betreuer innerhalb kürzester Zeit erlernen.